KORESPONDENSI DALAM BISNIS

                                            KORESPONDENSI DALAM BISNIS

A.  PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnsis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai surat-menyurat.

Surat merupakan suatu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disammpaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan.

E-mail menggunakan alat bantu computer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa layanan internet. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan e-mai.

B.  PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS

Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut:

1.       Menciptakan surat yang baik dan jelas

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap,berbelit-belit, tanda baca tidak benar,tata bahasa tidak teratur, dan  salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebskan (1) tidak ada  pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik, baik dilingkungan keluarga dan organisasi; dan (2) masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.

Kegiatan korespondensi secara tidak  langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2.       Menciptakan kerja sama yang baik.

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.  Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3.       Menyebarkan kegiatan

Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan

C.  PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI

Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi  adalah:

1.       Koresponden, yaitu orang atau orang  atau pihak yang  berkirim surat dan atau yang menandatangan  surat.

2.       Redaktur, yaitu orang yang menyusun  naskah  surat.

3.       Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.

4.       Juru  ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.

5.       Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).

6.       Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.

D.  FUNGSI SURAT

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

1.       Tanda bukti tertulis yang otentik.

Surat merupakan bukti “hitam diatas  putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat,dll.

2.       Alat pengingat

Kemampuan manusia untuk mengingat  sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3.       Dokumen historis

Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supesemar.

4.       Pedoman kerja

Surat dapat dilakukan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan

5.       Jaminan keamanan

Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang. Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang dalam suatu perjalanan.

6.       Utusan atau duta organisasi

Surat berfungsi sebagai duta organisasi yang mampu mencerminkan  citra, mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.

7.       Dasar penilaian dan keputusan

Surat merupakan salah sati dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam bentuk laporan.

8.       Sebagai barometer kegiatan organisasi

Kegiatan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekwensi surat-menyurat.

9.       Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.

Surat tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacaauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalpahaman dapat terhindari.

10.   Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain

Karena kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat-menyurat dengan pihak lain bisa menunjukan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

E.  PENGGOLONGAN SURAT

Surat- suratbisa digolongkan sebagai berikut:

1.       Menurut isi dan pengirimnya

a.       Surat resmi (Dinas Pemerintah)

b.      Surat niaga atau surat bisnis

c.       Surat pribadi

2.       Menurut maksud dan tujuannya

a.       Surat pemberitahuan

b.      Surat keputusan

c.       Surat perintah

d.      Surat edaran

e.      Surat peringatan

f.        Surat panggilan

g.       Surat permintaan atau permohonan

h.      Surat perjanjian

i.         Surat penawaran

j.        Surat pesanan

k.       Surat laporan

l.         Surat pengantar

m.    Surat lamaran pekerjaan

n.      Surat penegasan

o.      Surat penuntutan (klaim)

3.       Menurut wujud atau bentuknya

a.       Surat bersampul

b.      Memorandum atau nota

c.       Telegram

d.      Telex

e.      Radiogram

f.        Faksimili

g.       Kartu pos

h.      Wesel/warkat pos

4.       Menurut jaminan keamanan

a.       Surat sangat rahasia

b.      Surat rahasia

c.       Confidential (terbatas)

d.      Surat biasa

5.       Menurut urgensinya

a.       Surat kilat khusus

b.      Surat kilat (amat segara)

c.       Surat biasa

6.       Menurut alirannya

a.       Surat keluar

b.      Surat masuk

7.       Menurut kegunaannya

a.       Surat konsep

b.      Surat asli

c.       Surat tebusan

d.      Surat petikan

8.       Menurut nilai isinya

a.       Surat tidak t rutin

b.      Surat rutin

9.       Menurut sifatnya

a.       Surat yang bersifat mengatur

b.      Surat yang tidak bersifat mengatur

F.  BAGIAN-BAGIAN SURAT

Secara umum kepala surat mencakup bagian-bagian berikut:

1)      Kepala surat atau kop surat

Kepala surat atau kop surat  merupakan cirri khas suatu organisasi yang berisi nama organisasi, alamat lengkap,nomor  telepon ,nomor faksimili, alamat e’mail, nomor kotak pos, alamat kawat, logo atau lambang,dll.

Contoh :

Guna kepala surat:

a.  untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim surat

b.  sebagai identitas organisasi

c.  sebagai lambang atau simbol organisasi

d.  sebagai alat promosi

2)      Tanggal pembuatan surat

Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan penunjukan waktu pembuatan surat oleh penerima.

3)      Nomor, lampiran, dan hal atau perihal

Nomor surat biasanya dipakai dalam surat-surat dinas (resmi)

Guna nomor surat :

a.       Memudahkan pencarian surat bila sewaktu-waktu diperlukan

b.      Mempermudah penunjukan surat-menyurat

c.       Mempermudah penyimpanan

d.      Mengetahui jumlah surat yang dibuat                                                                                                                               Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan sebagai laampiran surat. Dalam surat niaga atau bisnis, semua lampiran harus diseebutkan satu per satu. Sementara dalam surat dinas, cukup dituliskan satu lampiran atau berkas.

Hal/perihal merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah penerima dalam membahas isi surat dam memberikan tanggapan atau balasan.